RADAR BOGOR - Status ASN PPPK yang telah mencapai tahap 5 (TTD Pertek) menandakan bahwa Pertek telah diterbitkan oleh BKN dan kini menunggu proses penerbitan Surat Keputusan (SK) dari instansi terkait.
Pada tahap ini, peserta PPPK perlu menyiapkan sejumlah file scan dokumen penting untuk keperluan data kepegawaian.
Sistem Kepegawaian Berbasis Aplikasi Siap ASN
Seluruh data kepegawaian ASN, termasuk PPPK penuh waktu maupun paruh waktu, dikelola melalui aplikasi Siap ASN.
Aplikasi ini terhubung dengan SASN dan menjadi basis sinkronisasi seluruh data pegawai.
Hanya operator kepegawaian instansi yang memiliki akses penuh untuk mengelola data, sementara pegawai dapat melakukan pengecekan atau pembaruan file melalui sistem yang disediakan.
Pembaruan data secara berkala sangat penting agar berbagai urusan kepegawaian dapat diproses tanpa harus mencari dokumen manual.
Jenis Data dan Dokumen yang Harus Dipersiapkan
Setiap pegawai diwajibkan menyiapkan file scan berbagai dokumen sesuai kategori data berikut:
1. Data Utama
Berisi informasi pribadi seperti:
- Nama lengkap, NIP baru, status kepegawaian, tempat dan tanggal lahir
- Dokumen pribadi (KTP, KK, NPWP)
- Alamat sesuai KTP
- Nomor kontak aktif (telepon dan WhatsApp)
- Data finansial (bank penggajian sesuai instansi)
Semua file dalam kategori ini wajib diunggah dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB, kecuali untuk foto.
2. Data Pengangkatan
Meliputi SK P3K yang telah diterbitkan. Dokumen ini harus dipindai dan diserahkan kepada bagian kepegawaian instansi.
3. Data Pendidikan
Berisi ijazah dari jenjang SD hingga ijazah terakhir yang digunakan saat mendaftar PPPK.
Untuk jenjang S1, sertakan juga transkrip nilai. Semua dokumen wajib dalam format PDF.
4. Data Diklat dan Sertifikat
Pegawai yang pernah mengikuti pelatihan atau diklat harus mengunggah sertifikat keikutsertaan.
Dokumen ini penting untuk mendukung penilaian SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) atau e-Kinerja.
5. Data Penilaian Kinerja
Meliputi dokumen SKP atau PPK (Penilaian Prestasi Kerja) yang biasanya diperbarui setiap triwulan dan diunggah oleh instansi masing-masing.
6. Data Cuti
Dokumen cuti dikelola dan diunggah oleh bagian kepegawaian. Pegawai dapat memeriksa statusnya melalui sistem.
7. Data Prestasi dan Penghargaan
Jika memiliki piagam atau penghargaan, file tersebut juga dapat diunggah untuk melengkapi portofolio kepegawaian.
8. Data Keluarga
Berisi informasi mengenai:
• Suami/Istri: foto dan KTP
• Anak: akta kelahiran (untuk seluruh anak)
• Orang tua, mertua, dan saudara: cukup mencantumkan nama, NIK, nomor HP, email (jika ada), serta pekerjaan. Tidak perlu melampirkan KTP.
Ketentuan Format dan Upload File
• Semua dokumen (kecuali foto) wajib dalam format PDF.
• Ukuran maksimal setiap file adalah 1 MB.
• Beberapa instansi mengizinkan pegawai untuk upload mandiri, sedangkan lainnya hanya melalui operator kepegawaian.
Persiapan dokumen kepegawaian bagi ASN P3K sangat penting agar proses administrasi berjalan lancar.
Dengan mengunggah seluruh file yang diminta melalui sistem Siap ASN, pegawai dapat memastikan datanya tersinkronisasi dengan baik dan siap digunakan untuk berbagai kebutuhan kepegawaian di masa depan.***
Editor : Eli Kustiyawati